A partire da oggi, 7 aprile 2026, entrano in vigore nuove regole sullo smart working che introducono sanzioni severe per i datori di lavoro inadempienti. La normativa, contenuta nella Legge annuale per le Piccole e Medie Imprese approvata l’11 marzo scorso, trasforma obblighi già esistenti in prescrizioni pienamente sanzionabili, con conseguenze che possono arrivare fino all’arresto. Ma cosa cambia in concreto? Le nuove disposizioni rafforzano in modo significativo gli obblighi aziendali in materia di salute e sicurezza. Chi non rispetta le regole rischia l’arresto da due a quattro mesi oppure ammende che vanno da 1.708,61 euro fino a 7.403,96 euro, come evidenziato dalla Fondazione Studi Consulenti del Lavoro.
Al centro della normativa c’è l’obbligo di consegnare un’informativa scritta sui rischi legati all’attività svolta da remoto, per esempio ad esempio, all’ergonomia, all’uso di videoterminali o al diritto alla disconnessione. Questo documento deve essere fornito almeno una volta all’anno sia al lavoratore in smart working sia al Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, affinché possa vigilare sull’effettiva applicazione delle tutele aziendali anche da remoto. Il dovere di informare il personale in lavoro agile era già previsto dall’articolo 22 della legge 81 del 2017. La vera novità introdotta dall’articolo 11 della legge 34/2026 è la trasformazione di quell’obbligo in una prescrizione che, se non applicata, viene punita severamente.
In sostanza, anche se la prestazione viene resa fuori dai locali aziendali, il lavoratore continua a essere pienamente tutelato dalle regole del lavoro subordinato. Cambia il luogo in cui si opera, ma non vengono meno né i diritti né i doveri che disciplinano il rapporto di lavoro, un passo importantissimo.
Il documento informativo, inoltre, serve a trasferire al lavoratore conoscenze, indicazioni e misure preventive necessarie per svolgere l’attività in condizioni di sicurezza anche fuori dalla sede aziendale. Laddove non è possibile una vigilanza costante sul luogo di lavoro, l’informazione preventiva e strutturata diventa lo strumento principale per garantire protezione e consapevolezza. Non basta però consegnare un documento: il datore è chiamato anche a svolgere una valutazione preventiva dei rischi, oltre a garantire che gli strumenti tecnologici forniti al dipendente siano efficienti e sicuri.
Quando il lavoratore utilizza dispositivi propri, il datore di lavoro deve verificare che tali strumenti rispettino i requisiti previsti dal Titolo III del decreto legislativo 81/2008, dedicato all’uso delle attrezzature di lavoro. A questo si aggiungono ulteriori adempimenti: i dipendenti devono essere formati sui rischi, sia quelli più generali sia quelli specificamente legati alla modalità “smart”. Inoltre, nei casi previsti, devono essere sottoposti a sorveglianza sanitaria e quindi alla visita medica. Resta fermo il diritto dei lavoratori di controllare, tramite il proprio rappresentante per la sicurezza, che le misure di prevenzione e protezione siano concretamente applicate.
Per aiutare aziende e professionisti ad adeguarsi al nuovo quadro normativo, la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro ha predisposto un fac-simile di informativa già strutturato. Il documento si apre con una breve introduzione e sviluppa in modo ordinato non solo i doveri del datore di lavoro, ma anche quelli del lavoratore.
Nel modello trovano spazio diversi aspetti pratici come l’idoneità dell’ambiente di lavoro domestico o esterno, l’attenzione all’impianto elettrico, la corretta gestione degli spazi e il rispetto di norme comportamentali utili a prevenire incidenti. Sono inoltre richiamati i comportamenti corretti nell’utilizzo di arredi, scale portatili e altri elementi che possono incidere sulla sicurezza quotidiana, con un focus particolare sulla prevenzione di cadute e infortuni domestici.
